Настоящее Положение об обработке и защите персональных данных (далее - Положение) определяет политику открытого акционерного общества «Брестская областная база «Бакалея» (далее - Общество) в отношении обработки персональных данных, в том числе порядок обработки Обществом персональных данных лиц, не являющихся ее работниками, включая порядок сбора, хранения, использования, передачи и защиты персональных данных.
1.2. Упорядочение обращения с персональными данными имеет целью обеспечить права и свободы граждан при обработке персональных данных, сохранение конфиденциальности персональных данных и их защиту.
1.3. Положение и изменения к нему утверждаются генеральным директором Общества.
1.4. Положение является локальным правовым актом Общества, обязательным для соблюдения и исполнения работниками, а также иными лицами, участвующими в обработке персональных данных в соответствии с настоящим Положением.
1.5. Положение разработано на основе и во исполнение:
a) Конституции Республики Беларусь;
б) Трудового кодекса Республики Беларусь;
в) Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных от 28.01.1981;
г) Хартии Европейского союза об основных правах от 12.12.2007;
д) Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 N 99-З "О защите персональных данных" (далее - Закон о защите персональных данных);
е) Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 N 418-З "О регистре населения";
ж) Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 N 455-З "Об информации, информатизации и защите информации";
з) иных нормативных правовых актов Республики Беларусь.
2.1. В настоящем Положении используются следующие основные понятия и термины:
a) Общество или Оператор – Открытое акционерное общество «Брестская областная база «Бакалея», расположенное по адресу: 224020, г. Брест, ул.Я.Купалы, 100;
б) персональные данные - любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано;
в) специальные персональные данные – данные касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профсоюзах, здоровья или половой жизни, религиозных убеждений, а также биометрические и генетические персональные данные;
г) биометрические персональные данные – информация, характеризующая физиологические и биологические особенности человека (отпечатки пальцев, ладоней характеристика лица и др.);
д) генетические персональные данные – информация, относящаяся к наследуемым либо приобретенным генетическим характеристикам человека, которая содержит уникальные данные человека о его физиологии либо здоровье и может быть выявлена при исследовании его биологического образца;
е) субъект персональных данных - физическое лицо, к которому относятся обрабатываемые Организацией персональные данные, в том числе физическое лицо, не являющееся работником Организации, к которому относятся обрабатываемые Организацией персональные данные;
ж) обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных;
з) обработка персональных данных с использованием средств автоматизации - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники, при этом такая обработка не может быть признана осуществляемой исключительно с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее;
и) обработка персональных данных без использования средств автоматизации - действия с персональными данными, такие как использование, уточнение, распространение, уничтожение, осуществляемые при непосредственном участии человека, если при этом обеспечивается поиск персональных данных и (или) доступ к ним по определенным критериям (картотеки, списки, базы данных, журналы и др.);
к) распространение персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц;
л) предоставление персональных данных - действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенного лица или круга лиц;
м) блокирование персональных данных - прекращение доступа к персональным данным без их удаления;
н) удаление персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
о) обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
п) трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства;
р) физическое лицо, которое может быть идентифицировано - физическое лицо, которое может быть прямо или косвенно определено, в частности, через фамилию, собственное имя, отчество, дату рождения, идентификационный номер либо через один или несколько признаков, характерных для его физической, психологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности.
3.1. Общество обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:
4.1. Содержание и объем персональных данных каждой категории субъектов определяется необходимостью достижения конкретных целей их обработки, а также необходимостью Обществу реализовать свои права и обязанности, а также права и обязанности соответствующего субъекта.
4.2. Персональные данные родственников работников включают:
4.3. Персональные данные кандидатов на рабочие места включают:
4.4. Персональные данные работников и иных представителей Общества включают:
4.5. Персональные данные работников и иных представителей контрагентов - юридических лиц включают:
4.6. Персональные данные контрагентов - физических лиц включают:
4.7. Персональные данные иных субъектов включают:
5.1. Обработка персональных данных субъектов основывается на следующих принципах:
а) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с Законом о защите персональных данных и иными актами законодательства;
б) обработка персональных данных должна быть соразмерна заявленным целям их обработки и обеспечивать на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
в) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами;
г) обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;
д) содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
е) обработка персональных данных должна носить прозрачный характер. В этих целях субъекту персональных данных в случаях, предусмотренных Законом о защите персональных данных, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
ж) Оператор обязан принимать меры по обеспечению достоверности обрабатываемых им персональных данных, при необходимости обновлять их;
з) хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки персональных данных.
6.1. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в следующих целях:
6.2. Персональные данные обрабатываются исключительно для достижения одной или нескольких указанных законных целей. Если персональные данные были собраны и обрабатываются для достижения определенной цели, для использования этих данных в других целях необходимо поставить в известность об этом субъекта персональных данных и в случае необходимости получить новое согласие на обработку.
6.3. Обработка персональных данных может осуществляться в иных целях, если это необходимо в связи с обеспечением соблюдения законодательства.
7.1. Общие правила.
7.1.1. Обработка персональных данных осуществляется путем смешанной (как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации) обработки, в том числе с использованием внутренней сети и сети Интернет.
7.1.2. В случаях, установленных законодательством Республики Беларусь, основным условием обработки персональных данных является получение согласия соответствующего субъекта персональных данных, в том числе в письменной форме.
7.1.3. Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя:
а) фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);
б) дату рождения;
в) идентификационный номер, а в случае отсутствия такого номера - номер документа, удостоверяющего его личность;
г) подпись субъекта персональных данных. Если цели обработки персональных данных не требуют обработки информации, эта информация не подлежит обработке Оператором при получении согласия субъекта персональных данных.
7.1.4. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением специальных персональных данных, не требуется в следующих случаях:
7.1.5. Обработка специальных персональных данных без согласия субъекта персональных данных запрещается, за исключением следующих случаев:
7.2. Сбор персональных данных.
7.2.1. Источником информации обо всех персональных данных является непосредственно субъект персональных данных.
7.2.2. Если иное не установлено Законом о защите персональных данных, Общество вправе получать персональные данные субъекта персональных данных от третьих лиц только при уведомлении об этом субъекта, либо при наличии письменного согласия субъекта на получение его персональных данных от третьих лиц.
7.2.3. Уведомление субъекта персональных данных о получении его персональных данных от третьих лиц должно содержать:
a) наименование Оператора и адрес его местонахождения;
б) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
в) предполагаемые пользователи персональных данных;
г) установленные законом права субъекта персональных данных;
д) источник получения персональных данных.
7.3. Хранение персональных данных.
7.3.1. При хранении персональных данных должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных.
7.3.2. Документы, включающие в себя персональные данные, содержащиеся на бумажных носителях, находятся в специально отведенных для этого местах с ограниченным доступом в условиях, которые обеспечивают их защиту от несанкционированного доступа. Перечень мест хранения документов определяется Обществом.
7.3.3. Персональные данные, хранящиеся в электронном виде, защищаются от несанкционированного доступа с помощью специальных технических и программных средств защиты. Хранение персональных данных в электронном виде вне применяемых Обществом информационных систем и специально обозначенных Обществом баз данных (внесистемное хранение персональных данных) не допускается.
7.3.4. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, но не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если иной срок не установлен законодательством Республики Беларусь.
7.3.5. Если иное не предусмотрено законодательством, обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в достижении этих целей или по истечении сроков их хранения.
7.3.6. Уничтожение или обезличивание персональных данных должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных. При этом в случае необходимости следует сохранять возможность обработки иных данных, зафиксированных на соответствующем материальном носителе (удаление).
7.3.7. При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
7.3.8. При необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
7.4. Использование.
7.4.1. Персональные данные обрабатываются и используются для целей, указанных в п. 6.1 Положения.
7.4.2. Доступ к персональным данным предоставляется только тем работникам Общества, служебные обязанности которых предполагают работу с персональными данными, и только на период, необходимый для работы с соответствующими данными. Перечень таких лиц определяется Обществом.
7.4.3. В случае возникновения необходимости предоставить доступ к персональным данным работникам, не входящих в перечень лиц с доступом к персональным данным, им может быть предоставлен временный доступ к ограниченному кругу персональных данных по распоряжению генерального директора Общества или иного лица, уполномоченного на это генеральным директором Общества. Соответствующие работники должны быть ознакомлены под роспись со всеми локальными правовыми актами Общества в области персональных данных, а также должны подписать обязательство о неразглашении персональных данных.
7.4.4. Работники, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, информируются (в том числе путем ознакомления с настоящим Положением) о факте обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных законодательством и настоящим Положением.
7.4.5. Работникам Общества, не имеющим надлежащим образом оформленного допуска, доступ к персональным данным запрещается.
7.4.6. При необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных.
7.4.7. Уточнение персональных данных при их обработке без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.
7.5. Передача.
7.5.1. Передача персональных данных субъектов третьим лицам допускается в минимально необходимых объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
7.5.2. Передача персональных данных третьим лицам, в том числе в коммерческих целях, допускается только при наличии согласия субъекта либо иного законного основания.
7.5.3. При передаче персональных данных третьим лицам субъект должен быть уведомлен о такой передаче, за исключением случаев, определенных законодательством, в частности, если:
a) субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Оператором, который получил от Общества соответствующие данные;
б) персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;
7.5.4. Передача информации, содержащей персональные данные, должна осуществляться способом, обеспечивающим защиту от неправомерного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.
7.5.5. Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда:
7.5.6. Лица, получающие персональные данные, должны предупреждаться о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и с соблюдением режима конфиденциальности. Общество вправе требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено.
7.5.7. В случаях, когда государственные органы имеют право запросить персональные данные или персональные данные должны быть предоставлены в силу законодательства, а также в соответствии с запросом суда, соответствующая информация может быть им предоставлена в порядке, предусмотренном действующим законодательством Республики Беларусь.
7.5.8. Все поступающие запросы должны передаваться лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных в Обществе, для предварительного рассмотрения и согласования.
7.6. Защита.
7.6.1. Под защитой персональных данных понимается ряд правовых, организационных и технических мер, направленных на:
a) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
б) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
в) реализацию права на доступ к информации.
7.6.2. Для защиты персональных данных Общество принимает необходимые предусмотренные законом меры (включая, но не ограничиваясь):
a) ограничивает и регламентирует состав работников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные (в том числе путем использования паролей доступа к электронным информационным ресурсам);
б) обеспечивает условия для хранения документов, содержащих персональные данные, в ограниченном доступе;
в) организует порядок уничтожения информации, содержащей персональные данные, если законодательством не установлены требования по хранению соответствующих данных;
г) контролирует соблюдение требований по обеспечению безопасности персональных данных, в том числе установленных настоящим Положением (путем проведения внутренних проверок, установления специальных средств мониторинга и др.);
д) проводит расследование случаев несанкционированного доступа или разглашения персональных данных с привлечением виновных работников к ответственности, принятием иных мер;
е) внедряет программные и технические средства защиты информации в электронном виде;
ж) обеспечивает возможность восстановления персональных данных модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
7.6.3. Для защиты персональных данных при их обработке в информационных системах Общество проводит необходимые предусмотренные законом мероприятия (включая, но не ограничиваясь):
a) определение угроз безопасности персональных данных при их обработке;
б) применение организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных;
в) учет машинных носителей персональных данных;
г) обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер;
д) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
е) установление правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
7.6.4. В Обществе назначаются лица, ответственные за организацию обработки персональных данных.
7.6.5. В Обществе принимаются иные меры, направленные на обеспечение выполнения Обществом обязанностей в сфере персональных данных, предусмотренных действующим законодательством Республики Беларусь.
8.1. Субъект персональных данных вправе:
а) в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи Оператору заявления в порядке, установленном ст.14 Закона о защите персональных данных, либо в форме, посредством которой получено его согласие;
б) получить информацию, касающуюся обработки своих персональных данных, содержащую:
в) требовать от Оператора внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных подает Оператору заявление в порядке, установленном ст. 14 Закона о защите персональных данных, с приложением соответствующих документов и (или) их заверенных в установленном порядке копий, подтверждающих необходимость внесения изменений в персональные данные;
г) получать от Оператора информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами. Для получения указанной информации субъект персональных данных подает заявление Оператору. Заявление субъекта персональных данных должно содержать:
д) требовать от Оператора бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами. Для реализации указанного права субъект персональных данных подает Оператору заявление в порядке, установленном Законом о защите персональных данных;
е) обжаловать действия (бездействие) и решения Оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц.
8.2. Право субъекта на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
8.3. Все обращения субъектов или их представителей в связи с обработкой их персональных данных регистрируются в соответствующем журнале.
8.4. Субъект персональных данных обязан:
a) предоставлять Обществу достоверные персональные данные;
б) своевременно сообщать Обществу об изменениях и дополнениях своих персональных данных;
в) осуществлять свои права в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Общества в области обработки и защиты персональных данных;
г) исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Общества в области обработки и защиты персональных данных.
9.1. Общество вправе:
a) устанавливать правила обработки персональных данных в Обществе, вносить изменения и дополнения в настоящее Положение, самостоятельно в рамках требований законодательства разрабатывать и применять формы документов, необходимых для исполнения обязанностей Оператора;
б) осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь и локальными правовыми актами Общества в области обработки и защиты персональных данных.